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同窓会欠席の返事の文例!メールやハガキでの返信の書き方やコメント

   

     

学校を卒業して何年か経つと同窓会の案内がときおり送られてくることがあります。

しかし、懐かしいなと思いつつも予定があり行けない場合、

また、家庭の事情で行けない場合、

もしくは行きたくないといったときは、同窓会の欠席の連絡を返信しなくてはいけません。

そんな時はどのような返信をすればいいのでしょうか。

今回は、同窓会を欠席する場合の返事の書き方のポイントを

ハガキやメール場合にと、一言メッセージの例文や

近況報告など文例をご紹介します。



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同窓会の欠席連絡!返信の書き方

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ほとんどの同窓会の案内はハガキやメールできます。

幹事が常日頃から連絡を取っている相手なら

欠席の連絡も電話などでできますが、

そうでない場合は、

ハガキかメールで返信しなければいけません。

ではそれぞれどのように返信すればいいのか書き方をご紹介します。

 

■同窓会の欠席の連絡「ハガキの場合」

まず、一番連絡方法で多いのがハガキです。

大抵は往復はがきでの同窓会の案内があったり、

封書の案内の中に返信用のハガキが入っています。

そしてその返信ハガキの裏面に

「出席」か「欠席」か書く場所があるので、

どちらかに丸をつけて送ればいいのですが、

その際の簡単なマナーをご紹介します。

 

まず、返信用ハガキは幹事に送付されるため、

表面は「〇〇行」と記載されています。

この「行」を二重線で消して「様」を加えます

そして裏面はというと、

「御出席」という文字は、全て二重線で消します。

「御欠席」は、「御」だけ二重線で消して、

「欠席」の文字にだけ丸をつけます。

 

さらに「御住所」の「御」と「御芳名」の「御芳」の部分を二重線で消します

これが返事の基本マナーです。

 

では、もっとスマートに相手に嫌な思いをさせずに

どうやって断ればいいかというと、

余白に一言添えるとよいですね。

 

ハガキを送付してくれた幹事さんは

出欠確認や場所の確保に一苦労しています。

 

そんな時、例えば「幹事役お疲れ様です」と一言添えてあるだけで、

幹事さんも欠席連絡を受けても嫌な思いをしません。

 

さらに余白に書けるなら欠席の理由も簡単に書いてあると幹事さんが

同窓会でそれを読み上げることもできます。

例えば

「娘が受験のため、今回は残念ながら欠席させていただきます。」

「先約があるので残念ながら欠席させていただきます。」

「妊娠中ですので今回は欠席させていただきます。」

「今、海外赴任中ですので欠席させていただきます。」

など、

簡単に理由が記載されているだけでも

出席者に欠席の理由を言いやすくなるので、

幹事の方も助かります。

さらに文末に

「皆様によろしくお伝えください。」

「盛会となることを祈っております。」

 

などと記載してあるとスマートです。

 

■同窓会の欠席の連絡「メールの場合」



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最近はハガキではなく、

メールで同窓会の連絡が来る場合もあります。

その時の返信の仕方としてはビジネスメールのような書き方が適切です。

例文

「件名:Re:同窓会の出欠確認」

 

〇〇高校 〇〇期生同窓会幹事 〇〇様

この度は同窓会のご連絡をいただき、ありがとうございます。

〇〇組の 〇〇です。

幹事役、ご苦労様です。

是非参加させていただきたかったのですが、

日程が仕事の出張と重なっているため、今回は欠席させていただきます。

ご参加される皆様によろしくお伝え下さい。

盛会となることを祈っております。

○○ 〇〇  」

このようにメールの場合はビジネスメールと同じように、

・連絡に対するお礼

・幹事への労いの言葉

・欠席することとその簡単な理由

といったポイントを記入されていると大丈夫です。

この時に近況を簡単に記載しておくと、

 

幹事が参加者に最近の様子を聞かれた時に簡単に伝えることができます。

そしてメールで返信する場合は、幹事が出席者の数を把握して

早めに用意できるようになるべく早めに返信するようにして下さい。

 

近況報告や一言メッセージの例文

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では、近況報告やメッセージはどのように書けばいいのでしょうか。

長々と書きたいという方もいるかもしれませんが、

これはあくまで出欠の確認なのでダラダラと自分のことばかり書くのはあまりよくありません。

また、中にはあまり近況を書きたくないという方もいるでしょう。

そんな時は欠席の理由とともに簡単に記載するだけで大丈夫です。

例文

「今は結婚して〇〇県に転居しており、

当日は都合がつけられません。皆様によろしくお伝え下さい。」

 

「当日は子供の運動会があるため、残念ながらいけません。

次回は参加したいと思います。」

 

「ただ今、3人目を妊娠中なので参加することができません。

皆様によろしくお伝え下さい。」

 

「今年は長男と次男が受験のため、親子共々頑張っております。

同窓会には参加できませんが、盛会を祈っております。」

 

このように、

仕事や家族のこと、

最近のことを簡単に書くだけでも

幹事の方は助かりますし、

周りの参加者にも伝えやすいので一言メッセージは書いておくといいですね。

 

 

ま と め

このように同窓会の案内が来ても欠席するとなると、

どのように返事を返したらいいかわからないという方もいますが、

最低限のマナーを守って早めに返信するだけで大丈夫です。

何を書こうか悩んでいるうちに返信が遅れてしまうと返って

迷惑になる場合もあるので、

なるべく早めに返信しましょう。

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