お仕事で取引業者に見積もりを依頼することはよくあります。
先方から見積書が届いた時にどのタイミングでどのように返信をすればいいか少し迷うこともあります。
発注をするかどうかは別にして、まずは送付していただいたお礼を伝えなければいけないのでしょうか？
発注、検討、お断りする時にはどのように返信をしたらいいのでしょうか。
今回は、依頼した見積書が届いた際のメールなどを使っても返信方法と
「見積書」のお礼・返信、承諾・発注、検討、断りの返事別に例文を
入れてお伝えしていきます。
【見積書】お礼・返信について
まず、見積書を提出していただいたら、
返事の内容に関わらずに一度返信をしておく
必要があります。
返信があることで、
先方は見積書が届いているということが確認できますし、
それと共に次の作業に進みやすくなります。
そうした理由から、
見積書が届いたのを確認した時点で、一度返信しておくということをした方がよいのです。
■「見積書」お礼・返信メール等の文例
見積書のお礼返信メールはこのように簡単に送っておくだけで
相手に対しての印象もよくなりますね。
■例文
〇〇会社 △△様 いつもお世話になっております。
□□会社の▲▲です。
お見積書を送付していただき、ありがとうございました。
内容を確認させていただいてからお返事をさせていただきます。
以上、 取り急ぎご連絡させていただきます。
また、期日が決まっている場合は、
「○○までにお返事いたします」など記入しておくと
先方もいつまでに連絡がくるのか 把握することができます。
【見積書】の承諾・発注する際の返信について
そして、
見積書通りの内容を承諾する・発注する場合はただ返信するだけでなく、
発注書を添付しておくと、先方とのやり取りが行いやすくなります。
そして、その際に
見積書番号があるようなら発注書にその番号を記入しておくことをすることです。
一社から見積書をいくつか提出していただいている場合は、
発注する時にどの見積書かわからなくなってしまう場合もあります。
そのようなことがないように番号や記号を加えておくと
金額や条件などの間違いがなく、発注することができます。
■「見積書」承諾・発注の際のメール等文例
■例文
〇〇会社 △△様 先日はお見積書を送付していただき、ありがとうございました。
見積書〇〇の通りに発注させていただきますので、よろしくお願いいたします。
発注書を添付しましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【見積書】を検討する際の返信について
もちろん、見積書を送付していただいても
何社もの見積書を検討してから決める場合もありますね。
そのような時は社内で検討している旨を返信するようにしてください。
いつまでも返信がこないと、先方は困惑してしまいます。
そのため、
今の状況と今後の予定を簡潔に伝えておくといいでしょう。
■「見積書」検討する際のメール等の文例
■例文
〇〇会社 △△様 お忙しい中、先日はお見積書を送付していただき、ありがとうございました。
社内で検討した後、お返事させていただきます。
お見積書に記載のあった〇〇までにはお返事させていただきますので、 よろしくお願いいたします。
【見積書】断りの返信について
そして、中には費用や納期の折り合いが合わずに
お断りすることもあります。
そのような時はただお断りをするだけでなく、
次に繋がるような返事をしておくことです。
今回はお断りをしても次回は発注することになるかもしれません。
また、見積書を作成するために先方も手間をかけてくれているので、
それについてのお礼を伝えておくといった気遣いが必要ですね。
■「見積書」断りを入れる場合のメール等の文例
■例文
〇〇会社 △△様 先日はお忙しい中、お見積書を作成していただき、ありがとうございました。
当方で検討させていただいたところ、誠に申し訳ございませんが 費用面で折り合いがつかず、今回は見送らせていただくことになりました。
また、お見積書をお願いすることがあると思いますが、 その際は何卒よろしくお願いします。
ま と め
最近は仕事のやり取りをメールで行うことが多くなりました。
その際によく利用するのが見積書や発注書です。
仕事での やり取りとなると、相手に迷惑をかけずにスムーズにしなければいけません。
そんな時に戸惑ってしまうのが「返信の文面」です。
発注、検討、お断りなど内容によって、多少文面は異なりますが、
大切なのは「わかりやすく、丁寧」なこと です。
そのため、見積書をいただいた時にはすぐに返信をしましょう。
丁寧に誠実に連絡をしておくことで、相手にも信頼してもらえ今後の取引にとっても良い関係につながります。
