目上の方や上司からメール連絡は仕事では欠かせないものです。
日常よくあることなのですが、
目上の方に対して、「お疲れ様です。」を使ったり、
「ご丁寧にメールをありがとうございます」といった言い回しはおかしい？
などなど
どのように返信したらいいのか意外と
悩んでしまうことがあります。
仲がいい上司でも言葉遣いなど
社会人として気をつけなければいけないマナーもあります。
そんな、目上の人や上司への返信メールの書き出し挨拶や文の最後の締め方など例文を交えてご紹介いたします。
目上の人や上司へのメールの返信で気をつけるべきマナーとは？
目上の人や・司から仕事メールが来ることはよくありますよね。
取引先との会食の日時だったり、
進行中のプロジェクトの状況確認だったりと内容は様々ですが、
それについてすみやかに
返信しなければいけないのはわかっていますが、
書き出しや文章をどう締めくくればいいのか分からずに
時間だけが立ってしまうことがあります。
では、どのような返信をすればいいのか基本的なマナーをご紹介します。
①言葉遣いに気をつける！
どんなに仲が良くても目上の方なので、
ビジネスマナーとして
きちんとした言葉遣いで返信しましょう。
ここで間違いがちな返事をご紹介します。
「了解しました」は間違い？
日程などの連絡が来た時に
「了解しました」と返信しがちですが、
これは間違いです。
目上の人に対していうなら
正しくは
「承知しました」なので間違って
使用しないように気をつけてください。
目上の人や上司に使ってはNGな違いやすい言葉！
同様に間違えやすい言葉をいくつかご紹介します。
誤：「了解しました」 → 正：「承知しました」
誤：「確認しました」 → 正：「拝見しました」
誤：「ご苦労様です」 → 正：「お疲れ様です」
「ご苦労様です」も使ってしまいがちな表現ですが、
これは目上の人が目下の人に対して使う言葉です。
そのため、
目上・上司の方には絶対に使わないようにして下さい。
また、
社内では「お疲れ様です」と使うことはあっても
社外の方に使うことはあまりありません。
その場合は「お世話になっております」を使うことをおすすめします。
②引用に気をつける
メールを返信する時は
そのまま「返信」にすると、
送られてきた文章が引用文として残ります。
会社によっては
履歴を残すためにそのまま使う場合もありますが、
そのような
規則がない場合は引用文は
必要な箇所だけ残して消しましょう。
一般的には引用文を残したまま返信するのは、
見にくいのでマナー違反です。
③すぐに返信するようにする！
目上の人や上司からのメールには
すぐに返信するのがビジネスマナーです。
返信不要な内容のメールでも
「拝見しました」、
「承知いたしました」
と返信するようにしましょう。
上司から連絡が来たのに
返信をしないということは失礼に当たります。
社会人なので、くれぐれも最低限のマナーには気を付けましょう。
そして上司からの「～をしてくれないか」
という依頼メールに対してどうしても受けられない場合
もあります。
その際は
「恐れ入りますが」、
「誠に申し訳ありませんが」と記入し、
簡潔に受けられない理由を伝えましょう。
回りくどく記入すると
マナー違反なのでわかりやすく簡単に書くようにしましょう。
上記のマナーを守りながら返信すれば大丈夫です。
目上の人や上司への返信メールの書き出し・最後の締めはどうする？
では、メールの書き出しや文章の締めくくりはどうすればいいのでしょうか。
まず、書き出しですが、
「〇〇さん」や 「〇〇部長」など相手の名前を記入する
ようにします。
そして「お疲れ様です」と述べてから自分の名前を入れます。
メールのやり取りであれば
相手の名前や自分の名前は不要のように思われますが、
ビジネスマナーとしてはしっかり入れておきましょう。
■返信メールの書き出し例文
そして書き出しとしては
・いただいたメール、拝読しました
・〇〇の件、承知いたしました
・表題の件でございますが、
・〇〇について、お心遣いありがとうございます
と記入して本文に入ります。
■返信メールの書き出し例文
そして締めの言葉としては
・今後ともご指導賜りますようよろしくお願い申し上げます
・今後とも、何かとご指導くださいますようよろしくお願いいたします
・今後とも引き続き何かとお教えいただきますよう、お願いいたします
といったような文で最後を締めていきます。
しかし、文面に合わない場合は使わなくても大丈夫です。
具体的な例文です。
「会食の日程連絡を受けた場合」の例文
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
〇月〇日18時からの〇〇会社との会食の件、承知しました。
ご連絡ありがとうございました。
△△
「プロジェクトの参加を断る場合」の例文
〇〇さん
お疲れ様でございます。
〇〇部の△△です。
この度は企画に誘っていただいて、本当にありがとうございます。
恐れ入りますが、今進行中の企画があるため参加することができません。
力が及ばすに申し訳ありません。
今回は残念ながらお引き受けできませんが、
今後とも何かとご指導くださいますよう
よろしくお願いいたします。
〇〇部 △△
目上の方に「ご丁寧にメールをありがとうございます」は変？
目上の方への返信の書き出しで
まずはメールのお礼を記入しようとする場合が多くあります。
そんな時に丁寧に書こうとすると
「ご丁寧にメールをありがとうございます」
となってしまう場合がありますが、これは正しいのでしょうか。
文としては間違ってはいないのですが、
相手によっては丁寧すぎるため逆に
「お節介だったかな」と皮肉にとらえられて
しまう場合もあります。
そのため送る場合は相手に気を付けましょう。
丁寧なお礼をするなら
「こまやかなお気遣いをありがとうございます」
と書くと少し柔らかい印象になります。
ま と め
現代は仕事で目上の方や上司とメールのやり取りはかかせないものです。
相手から連絡が来た際はすぐに返信するのがマナーですが、
急ぎすぎて誤った敬語を使わないように気をつけましょう。
また、仕事上の連絡はシンプルにし、
長々とした文にしないことも必要です。
社会人なので、手紙でもメールでも最低限のマナーを守ってやり取りをするようにしましょう。
そうすることで相手からも信頼され、好印象を持たれやすいですね。
